Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính và chạy trong mạng cục bộ. Công cụ này cho phép lưu trữ và xử lý đa dạng bảng như thiết kế, liên kết dữ liệu,…. Vậy hiểu trong access có mấy đối tượng cơ bản? Mối quan hệ của những đối tượng này thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Khái niệm Access là gì?
Access hay Microsoft Access (MS Access), là một công cụ thuộc bộ phần mềm Microsoft Office. Công cụ này có nhiệm vụ hỗ trợ hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) của Microsoft, giúp phát triển nhanh các ứng dụng quản lý dữ liệu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ngoài ra, Access còn có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý dữ liệu phức tạp trong các doanh nghiệp lớn. Chức năng của nó bao gồm việc quản lý thông tin khách hàng, bán hàng, tình trạng khách hàng, đơn hàng, đặt hàng và sản phẩm.
Ngoài việc lưu trữ dữ liệu, Access cũng cho phép người dùng phát triển giao diện người dùng đơn giản để dễ dàng nhập và truy cập dữ liệu. Giao diện người dùng của Access bao gồm nhiều cửa sổ con nằm trong cửa sổ chính của chương trình. Access cung cấp một loạt công cụ quản lý dữ liệu gồm Tables (bảng), Queries (truy vấn), Forms (mẫu), Reports (báo cáo), Macros (các lệnh tự động) và Modules (khai báo và thư viện chương trình con). Mỗi loại đối tượng này sẽ hiển thị trong cửa sổ riêng biệt, giúp người dùng dễ dàng quản lý và truy cập dữ liệu một cách hiệu quả.
Khi nào nên sử dụng Access
Access được xem là sự lựa chọn tốt nhất khi bạn cần theo dõi và ghi dữ liệu thường xuyên. Biểu mẫu trong Access mang đến giao diện tốt hơn Excel. Công cụ này hỗ trợ tự động hóa các hành động, giúp tóm tắt dữ liệu trong các biểu mẫu in hoặc điện tử, cung cấp cấu trúc linh hoạt hơn cho dữ liệu của bạn.
Bảng lưu trữ dữ liệu trong Access giống với bảng tính Excel nhưng được thiết kế để xử lý các truy vấn phức tạp một cách hiệu quả hơn so với các bảng khác. Bạn nên dùng Access khi:
- Có nhiều người sẽ tham gia làm việc trên cơ sở dữ liệu và bạn cần các tùy chọn mạnh mẽ để đảm bảo an toàn cho các bản cập nhật dữ liệu, chẳng hạn như việc khóa bản ghi và giải quyết xung đột.
- Cần thêm nhiều bảng vào tập dữ liệu có nguồn gốc dưới dạng bảng phẳng hoặc không liên quan.
- Cần thực hiện các truy vấn phức tạp.
- Muốn tạo nhiều báo cáo hoặc nhãn thư khác nhau.
Đối tượng cơ bản trong access
Các thành phần cơ bản trong Access bao gồm:
- Bảng (Table)
Dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể, bao gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa thông tin về một cá thể của chủ thể đó. Bảng là đối tượng chính của Access dùng để tổ chức dữ liệu dưới dạng hàng và cột. Các bảng thường liên quan mật thiết trong một tệp cơ sở dữ liệu và mỗi cột trong bảng có một tên duy nhất. Người dùng có thể xác định khóa chính cho mỗi bảng.
- Mẫu hỏi (Query)
Mẫu hỏi được sử dụng để sắp xếp, tìm kiếm và trích xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Mẫu hỏi cho phép người dùng lấy dữ liệu từ các bảng bằng cách chọn, sắp xếp và lọc dữ liệu dựa trên các tiêu chí tìm kiếm. Khi cung cấp tiêu chí, mẫu hỏi sẽ sử dụng chúng để hiển thị dữ liệu lựa chọn. Có thể truy cập thông tin ở các bảng có liên quan trong mẫu hỏi. Các thao tác truy vấn bao gồm chèn, chọn, xóa và cập nhật dữ liệu.
- Biểu mẫu (Form)
Giúp tạo giao diện dễ sử dụng để nhập và hiển thị thông tin. Biểu mẫu trong Access là một đối tượng cơ sở dữ liệu được tạo ra để tạo giao diện cho người dùng, giúp giảm thời gian cần thiết cho việc nhập, thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
- Báo cáo (Report)
Báo cáo được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp và in dữ liệu được chọn. Báo cáo là đối tượng cơ sở dữ liệu dùng để tính toán, định dạng và in các dữ liệu đã chọn. Nếu bạn không hài lòng với giao diện báo cáo mặc định, bạn có thể tùy chỉnh giao diện theo nhu cầu cá nhân.
Mối quan hệ giữa các đối tượng cơ bản của access
Mối quan hệ giữa Table và Form
Bảng trong Access đóng vai trò lưu trữ thông tin, mỗi bảng thường chứa thông tin về một loại dữ liệu cụ thể và giữa các bảng có các mối quan hệ để quản lý và vận hành cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả. Chức năng này của bảng thể hiện qua việc sử dụng Form để cập nhật, chỉnh sửa và trích xuất dữ liệu từ bảng.
Mối quan hệ giữa Table và Queries
Queries là cấu trúc hoặc ngôn ngữ để truy vấn dữ liệu. Nó cho phép tương tác với cơ sở dữ liệu, thường là bảng và đặt các tiêu chí để trích xuất dữ liệu từ bảng.
Mối quan hệ giữa Table và Reports
Không giống với Form, Reports trong Access được sử dụng để tạo báo cáo có thể in, xuất ra dưới dạng PDF và chứa nhiều hình ảnh, mang đến trải nghiệm thân thiện hơn với người dùng so với Form. Đặc biệt, Reports không có tính năng nhập dữ liệu ngược trở lại vào Table như Form.
Mối quan hệ giữa Queries và Reports
Trong Access, mỗi Report được xây dựng dựa trên ít nhất một truy vấn (query). Điều này có nghĩa là Report là một cách biểu thị thông tin từ truy vấn. Người sử dụng có kiến thức về Access có thể nhận biết dữ liệu và câu hỏi đang được trả lời thông qua truy vấn. Trong khi đó, đối với người không quen thuộc với Access, báo cáo trở nên dễ tiếp cận hơn. Tuy nhiên, báo cáo là sản phẩm của một hoặc nhiều truy vấn được sử dụng để biểu đạt và trình bày thông tin từ Tables.
Hướng dẫn một số thao tác sử dụng Access
Tạo cơ sở dữ liệu
- Bước 1: Trong Microsoft Access, chọn “File” trên thanh công cụ > “New.” Tại các phiên bản mới, bạn có thể bắt đầu với một cơ sở dữ liệu trống hoặc chọn một mẫu có sẵn.
- Bước 2: Đặt tên cho tệp dựa trên nội dung dữ liệu để dễ quản lý và phân biệt giữa các cơ sở dữ liệu khác nhau trong Microsoft Access. Nếu bạn muốn đổi tên tệp, chọn tệp cần đổi tên trong thư mục đã lưu và chọn “Rename.”
Nhập dữ liệu
- Bước 1: Xác định thông tin dữ liệu và tạo cấu trúc dữ liệu phù hợp. Các định dạng dữ liệu có thể bao gồm bảng, truy vấn và báo cáo.
- Bước 2: Nhập nội dung vào bảng đầu tiên. Dữ liệu sẽ được điền vào từng cột và hàng riêng biệt.
- Bước 3: Sử dụng tính năng của Microsoft Access để chia sẻ và nhập thông tin từ các nguồn dữ liệu khác bằng cách chọn “External Data,” sau đó chọn tệp dữ liệu bạn muốn nhập và chỉ định vị trí lưu mới.
- Bước 4: Thêm cột và bảng sử dụng các công cụ có sẵn trong Microsoft Access.
Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
- Bước 1: Hiểu rõ cách khoá hoạt động. Mỗi cột trong bảng sẽ có một khoá. Cột ID thường tự động tạo và được sử dụng làm khoá chính. Bảng cũng có thể có các khoá ngoại.
- Bước 2: Trong Access, chọn “Database Tools” > “Relationships.”
- Bước 3: Kéo và thả để tạo mối quan hệ giữa các bảng. Khi tạo mối quan hệ, hãy chắc chắn chọn “Enforce Referential Integrity.”
Tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
- Bước 1: Mở “Query Design” > “Create” để thiết kế truy vấn.
- Bước 2: Chọn “Show Table,” sau đó chọn bảng bạn muốn truy vấn dữ liệu. Sau khi hoàn tất, chọn “Close.”
- Bước 3: Thêm trường dữ liệu và xác định tiêu chuẩn cần thiết. Sau đó, chọn “Design” và “Run” để xem kết quả và lưu truy vấn bằng cách nhấn “Ctrl + S.”
Tạo và sử dụng biểu mẫu
- Bước 1: Chọn bảng bạn muốn sử dụng để tạo biểu mẫu.
- Bước 2: Tạo một biểu mẫu tự động bằng cách chọn “Form” trong một tab mới và tự động điền các trường từ bảng.
- Bước 3: Sử dụng nút điều hướng trong biểu mẫu để di chuyển giữa các hồ sơ.
Tạo báo cáo
- Bước 1: Chọn một bảng hoặc một truy vấn.
- Bước 2: Tạo một tab mới và thiết lập nguồn cho các báo cáo trống.
- Bước 3: Thêm trường dữ liệu và nhóm vào báo cáo.
- Bước 4: Lưu và chia sẻ báo cáo khi hoàn thành.
Trên đây là thông tin về access và các đối tượng trong access. Hy vọng thông qua bài viết bạn đã biết được trong access có mấy đối tượng cơ bản và mối quan hệ giữa các đối tượng thế nào. Mong rằng thông tin trong bài sẽ hữu ích với bạn.
